L'onboarding ou l’intégration est l’étape qui suit directement le recrutement. Cette période est clé car elle permet de fidéliser le nouveau salarié, attirer de nouveaux talents, développer l'image de marque de l'employeur, réduire le taux de rotation du personnel et garantir l'engagement.

Il s’agit de la première étape de la vie d’un nouveau salarié déployée par une entreprise pour accueillir et accompagner la montée en puissance des nouveaux embauchés. On dit que la première impression est souvent la bonne. C'est pourquoi, chez Colonies, nous accordons une attention toute particulière aux premiers pas du salarié dans une société. Nous avons aussi souhaité impliquer l’ensemble des acteurs de Colonies : les nouveaux collaborateurs sont ainsi intégrés par les fondateurs, les RH, leur manager et les équipes pour les inclure rapidement dans le projet et les faire adhérer à notre culture.

En 2016, Colonies est créée et en 2017, elle recrute son premier salarié. Quatre ans plus tard, 50 nouveaux salariés nous ont rejoint pour nous accompagner dans notre hyper-croissance et répondre à nos enjeux ambitieux : devenir l’acteur n°1 du coliving en Europe. Ces nombreux recrutements nous ont poussé à repenser notre onboarding afin d’allier homogénéité/efficacité et rendre le salarié opérationnel le plus rapidement possible. Au fil des arrivées, nous nous efforçons de perfectionner et adapter ce process pour le rendre performant et unique.

Voici la recette idéale de l'onboarding chez Colonies

Notre onboarding repose sur 2 ingrédients phares pour tendre vers LA recette parfaite.

1er ingrédient : 1 kg de bonne communication

  • 500g à destination du nouveau salarié : à l’acceptation de la lettre d’engagement, le nouvel embauché reçoit un mail de félicitations des personnes impliquées dans son process de recrutement et d’intégration, afin de lui souhaiter la bienvenue parmi les teams Colonies et l’embarquer dans cette nouvelle aventure. L’Office Manager (OM) prend en charge la suite, lance le compte à rebours et lui communique son planning pour les deux premiers jours et les accès aux différents outils.
  • 500g à destination du reste des équipes : le salarié transmet ensuite à l’OM une biographie synthétique et une photo pour que les teams puissent le découvrir. Elle s’assure que chaque personne impliquée dans le process d’onboarding ait anticipé l’arrivée et l’accompagnement à mettre en place.

2ème ingrédient : 4 épices référentes de l'onboarding

  • 1ère épice – l’OM cannelle : anticiper l’arrivée (matériel, outils, training, communication, planning des 2 premiers jours, etc), organiser le Welcome BreakFast, présenter le Welcome Guide (organisation interne, valeurs, business model et politique RH) et transmettre le Welcome Kit (goodies, pc, badges, etc)
  • 2ème épice – le Buddy curry : préparer l’arrivée (training, communication, supports, etc), présenter les locaux, les teams, le métier et les tools de la team (Welcome Guide métier), organiser le soft opening (test des nouveaux logements, dans la peau d’un locataire, en prévision des ouvertures) et assurer le suivi de la progression du nouvel embauché tout au long de la période d’essai et son intégration au sein de l’équipe.
  • 3ème épice – le Manager pepper : anticiper l’arrivée (fixation d’objectifs, plannings, définition du périmètre d’intervention, etc), assurer la montée en puissance du salarié sur le métier, évaluer la marge de progression et suivre la période d’essai.
  • 4ème épice : la RH réglisse : être en proximité de l’onboardé durant son intégration et disponible tout au long de sa vie chez Colonies.

La petite astuce pour une cuisson parfaite :

Réaliser un benchmark de ce qui se fait de mieux sur le marché pour récolter des inputs et alimenter nos réflexions. Nous nous sommes aussi appuyés sur les feedbacks de nos salariés et sur les résultats des surveys de nos nouveaux embauchés. Nous espérons à notre tour que notre onboarding pourra être une source d’inspiration pour d’autres. Si vous souhaitez partager votre expérience, surtout n’hésitez pas. Nous sommes toujours preneurs de nouvelles idées ;)

Rédigé par Minh Vo - Office Manager chez Colonies

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Colonies